Stage Gate Process (A Project Planning)

Sistem keamanan berlapis sudah sering dipakai untuk mengurangi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Di bandara, misalnya, kita harus melewati beberapa detektor logam dan pemeriksaan X-ray untuk barang bawaan sebelum diijinkan masuk ke ruang tunggu keberangkatan. Selain itu, kita juga diwajibkan menunjukkan tiket atau paspor sebelum diperbolehkan naik ke pesawat. Untuk mengakses sebuah dokumen penting di komputer, kita sering harus mengingat beberapa passwords yang berbeda. Memang tidak ada jaminan sistem keamanan berlapis seperti itu mampu menghilangkan semua potensi masalah, tetapi penyaringan berlapis tersebut terbukti mampu mengurangi sebagian besar potensi kerugian yang tak diharapkan.

Sistem “keamanan” berlapis seperti itu sebenarnya juga dibutuhkan untuk pengembangan produk baru mengingat proses ini penuh dengan resiko kegagalan. Sistem pengamanan di sini adalah dalam bentuk evaluasi proyek yang berlapis. Pengembangan produk baru yang tidak memiliki tahap-tahap evaluasi berpotensi memboroskan sumber daya perusahaan dengan sia-sia. Kebutuhan pelanggan sering berubah di tengah upaya pengembangan, sementara dari internal, kurangnya data riset sering membuat pengembangan didasari atas asumsi-asumsi yang keliru. Sama halnya dengan sistem pengamanan berlapis di bandara atau sistem komputer, evaluasi proyek bertahap seperti itu dibutuhkan untuk meminimalkan resiko, tetapi resiko di sini dalam bentuk penggunaan sumber daya perusahaan yang terbatas (dalam bentuk uang, waktu, dan tenaga). Dengan mengurangi komitmen sumber daya ke proyek yang kurang menjanjikan dan mengarahkan ke proyek yang lebih menjanjikan, perusahaan akan mampu memaksimalkan pengembalian investasinya.

Model paling terkenal dan banyak dipakai untuk evaluasi bertahap seperti itu dikembangkan oleh Robert C. Cooper. Pada model generik yang diusulkan Cooper, model yang disebut dengan stage-gate process ini memiliki 5 tahap evaluasi: scoping, business case, development, testing & validation, dan launch. Setiap tahap evaluasi diibaratkan sebagai sebuah pagar (gate). Pagar ke tahap berikutnya akan dibuka bila evaluasi memberikan sinyal positif. Pada tahap awal (scoping), ide tersebut akan dievaluasi apakah layak untuk ditindaklanjuti. Bila ya, pagar pertama dibuka. Kemudian untuk melewati pagar kedua (business case), ide tersebut harus dinilai layak untuk melewati pengumpulan informasi awal secara ekstensif baik dari sisi pasar, finansial, ataupun teknis. Pagar ketiga (development) akan dibuka bila ide tersebut dianggap mampu menghasilkan keuntungan ekonomis sesuai hasil analisis dari sisi pasar, finansial, dan teknis. Pagar keempat (testing & validation) dibuka bila proyek mampu menghasilkan produk awal yang bisa diuji coba secara terbatas. Kemudian pagar terakhir (launch) akan terbuka bila produk tersebut dianggap sudah bisa diluncurkan secara luas dan menghasilkan keuntungan buat perusahaan. Model generik tersebut tentu harus diadaptasi berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan. Perusahaan yang memiliki lebih dari satu jenis produk mungkin membutuhkan jumlah tahap yang berbeda untuk masing-masing produknya.

Pada setiap tahap, sebuah tim lintas fungsi akan melakukan evaluasi dan memutuskan apakah proyek akan diteruskan atau dihentikan. Untuk menunjang keputusan mereka, informasi terbaru dari sisi pasar, finansial, dan teknis dikumpulkan. Proses evaluasi ini terdiri dari 3 komponen: deliverables (hasil dari tahap sebelumnya), criteria (kriteria yang harus dipenuhi untuk masuk ke tahap berikutnya), dan outputs (hasil evaluasi yang bisa berupa: teruskan, hentikan, tunda, atau daur ulang. Outputs juga termasuk rencana pelaksanaan dan hasil yang diharapkan untuk evaluasi tahap berikutnya.)

Metode stage-gate ini terbukti manjur mengurangi resiko proyek pengembangan produk baru. Salah satu alasan penting mengapa metode yang kelihatan sederhana ini manjur adalah sifat pembiayaan dari sebuah proyek pengembangan produk. Untuk melahirkan sebuah ide dan menuliskannya dalam bentuk proposal, kita mungkin cuma butuh sekitar Rp. 1 juta. Jumlah tersebut akan meningkat 10x lipat untuk melakukan riset pendahuluan kelayakan ide. Ketika rancangan dan spesifikasi dibuat, jumlah tersebut membengkak 10x lipat lagi. Pengembangan prototipe dan riset pasar secara besar-besaran membutuhkan kenaikan 10x lipat lagi. Bila itu lolos, dana 10x lipat lebih besar dibutuhkan untuk membangun pilot plan dan uji coba pasar. Kemudian tahap akhir, pembangunan pabrik dan peluncuran produk membutuhkan biaya 10x lipat dari biaya sebelumnya.

Karena biaya membengkak secara eksponensial sejalan dengan berjalannya sebuah proyek, alangkah baiknya bila ide yang tidak memiliki kemungkinan berhasil di pasar bisa dibunuh secepat mungkin. Evaluasi stage-gate adalah sarana yang sangat tepat untuk melakukan hal itu. Tanpa adanya evaluasi berkala secara sistematis dan disiplin seperti itu, tidak jarang proyek pengembangan produk baru yang tidak memiliki kemungkinan berhasil akan terus dijalankan sampai akhir. Perusahaan-perusahaan seperti Corning, Exxon, IBM, P&G, General Motors, dan lainnya telah menggunakan pendekatan ini. Pada sebuah survei yang dilakukan pada tahun 2001, sekitar 56% perusahaan di Eropa dan 59% perusahaan di Jepang menerapkan proses stage-gate atau variasinya untuk pengembangan produk baru. Kapan perusahaan Anda menyusul?

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s